Mindenki bűnös. A munkában gyakorta megesik, hogy teendők listája helyett a barátoknak posztjai vannak a központban, hogy az irodai robot helyett inkább a konyhában beszélgetünk, vagy lógva hagyjuk a projektet egy újabb érdekes e-mail miatt.
A munkavállaló szempontjából úgy tűnhet, hogy lazulni míg a munkaóra ketyeg, rendben lévő dolog, de ezek a figyelemkimaradások kiadásokkal is járnak. Könnyen túlóra jöhet össze a nem megfelelő időkezelésből. Néhány tipp, hogy kevesebb idő alatt, sokkal több mindennel legyen kész!
1. veszély – Az Internet csábítása
Nehéz arra emlékezni, hogy milyen volt az élet mielőtt Jonny Depp-képek százait lehetett volna letölteni az számítógépre. Az efféle ártatlan pihenőket összeadva egy dugig megtelt e-mailfiókkal kész is az elfecsérelt órák programja.
Mit lehet tenni ellene?
Leiratkozás: minden olyan hírlevéllistáról, email értesítőkról és sajtólistákról le kell iratkozni,ami közvetlenül a munkához kötődik.
- Erősebb spamszűrővel sok munkával nem összefüggő e-mail kihullik!
- Általános olvasnivalók mappa létrehozása. Az e-mailfiókokban be lehet állítani, hogy a hírlevelek egy külön mappába érkezzenek, így a munkaidő alatt nem fognak a hivatalos e-mailek között megjelenni a csábító hírlevelek még csábítóbb főcímei, viszont bármikor el lehet olvasni őket, és persze, azt is jelzi, hogy mennyi olvasatlan van köztük.
- Köszönöm mailek – érdemes kevesebbet küldeni, hiszen általában csak a levéllistát bővíti.
- Folyamatosan lesni a beérkező leveleket felesleges időtöltés. Legyen napi ritmusa annak, hogy hányszor kerül látótérbe az e-mail. Vannak munkakörök, ahol elég napi háromszor, valahol óránként egyszer érdemes megnézni a beérkező leveleket.
- Hangjelzés kikapcsolása. Hihetetlen károkat tud okozni, ha a beérkező e-mailekre hangjelzés is figyelmeztet. Megtörik a figyelmet, és újabb hosszú perceknek kell eltelnie, hogy újra visszazökkenjen a figyelem a korábben elkezdett feladatra.
- Frissítés korlátozása. Be lehet állítani, hogy mennyi idő teljen el két e-mail frissítés között. Az alapbeállítás általában 5 percenként frissít, de ezt az időszakot meg is lehet növelni. Ha csak félóránként frissít a rendszer, akkor is 80 figyelemmegszakítást lehet megspórolni naponta.
- E-mailkezelés: Az e-mail elolvasása után mindenképp valamit tenni kell vele. Vagy azonnal intézni, vagy továbbküldeni, hogy más valaki intézze, vagy elhalasztani vagy pedig törölni. Érdemes listázni az elhalasztott, és a delegált e-maileket. Feladatok mappába húzni át őket, vagy az Outlook naptárba egyaránt jó ötlet.
- Rövid és tömör levelek. E-mailben pazarlás bőlére ereszteni a mondanivalót. Érdemes az e-mailekben csak a legszükségesebbekre hagyatkozni: ki, mit és mikor kérdésekre felelni szinte kizárólag.
Az e-mailolvasást el lehet halasztani, arra az időre, amikorra van idő és megfelelő számú agysejt is az olvasáshoz. De az értekezlet egészen más tészta… Többórás értekezlet után, üres jegyzetfüzettel kijönni, miközben egyáltalán nem történt semmi a mai világban luxusszámba megy.
Hogyan tartsuk az értekezleteket kordában?
- Egy órára kell szűkíteni minden értekezletet. 3-5 pontba összeírni, hogy miről fog szólni az értekezlet és ezt kiküldeni a kollégáknak csodát tehet, mert van idő mindenkinek összeszedni a gondolatait róla. Egy adott problémára csak 3 megoldás érkezhet egy kollégától. Ez a limit szintén gyorsítja a tárgyalást. Az eredmény: kevesebb beszéd, több cselekvés.
- Vajon tényleg benn kell lenni? Ha nem, akkor sajnálkozó üzenet több hasznot hoz a cégnek, mint a személyes megjelenés. Az előzetesen bejelentett, ámde tematika nélküli értekezletek igazi időcsapdák.
- Pletykanapló vezetése. Csak két napig, ha megfigyeli, hogy a mindennapi minibeszélgetések mennyi időt veszenk el, és hogy mennyire segítik a munkát, igazán meglepő tényekre derülhet fény. Bár az is igaz, ezek a minicsevejek hosszú távon segítik a cég életét, mert miattuk jobb lehet a kapcsolat a kollégák között, és emiatt kevesebben váltanak munkát.
3. veszély – Fáradtan ugrani a nehéz feladatoknak, friss aggyal nyesni a könnyűeket
A tanulmányok azt mutatják, hogy a produktivitás és a személyes hatékonyság a hét napjai és a nap időszakai között meghatározott formában változnak. Érdemes figyelni arra, hogy a legjobb időszak legyen a legfontosabb feladatoké.
- 80-20 szabály A munkaidő első 20%-át érdemes (96 perc) legfontosabb feladatokra használni. Arra az időre, amikorra a figyelem lanyhul, és erősödnek a zavaró tényezők már a legfontosabb feladatok el vannak végezve.
- A legkeményebb feladatok a legerősebb napokra A legtöbb gondolkodást idénylő feladatokat érdemes akkor csinálni, amikor a legfrissebb az agy. Reggeltől délig foglalkozni ezekkel, vagy éjszakai baglyok számára a néhány órával később kezdődő iőszakban gyümölcsöző hatással lehet. A figyelem szerdán és csütörtökön a legerősebb.
- A rendszerezéshez is idő kell Hetente fél napra szükskég van, hogy irodai dolgok, szerszámok, nem fontos iratok is rendbe legyenek. Kitörölni a nem fontos e-maileket, rendszerezni az iratokat, mappákat jó idősporoló lehet.
- Teendőlista összeállítása. Egyszerre csak egy dolgot lehet elvégezni, de nem mindegy, hogy melyik dolog, mikor van elvégezve. Sürgős, nem sürgős, nehéz, nem nehéz csoportokba rendezve a teendőket kicsit könnyebb átlátni a feladatokat.
Galenus
(ni)